Hoe kan ik administratiedruk verlagen van kleine declaraties?
Opiniestuk Ludo Zwaan
Werknemers die elk bonnetje declareren. Het is een proces dat zowel door werknemers als werkgevers als vervelend en complex wordt ervaren. Het handmatig verwerken van onkostendeclaraties is een ongewenst klusje voor de administratie. Omdat het veel tijd in beslag neemt, zijn de kosten per declaratie relatief hoog. Zeker als het om kleine bedragen gaat. Denk daarbij aan bonnetjes van de parkeergarage, wasstraat of van getankte brandstof.
Het indienen van een declaratie kost een medewerker toch al snel een minuut of tien. Het inboeken, verwerken en laten uitbetalen is ook al snel tien minuten per declaratie. Totaal omgerekend in geld kost het verwerken al snel een paar tientjes per bonnetje. Kan dat niet goedkoper en wat zijn de mogelijkheden om deze administratiedruk te verlagen?
‘Wij gebruiken gewoon een pinpas of creditcard van de zaak’, zeggen veel werkgevers. Dan staat op het bankafschrift het afgeschreven bedrag. Maar op zo’n afschrift staat alleen het totaalbedrag inclusief btw gespecificeerd. Dus moet je zelf administratief de btw berekenen om zo de betaalde btw terug te vragen. Het is allemaal niet zo moeilijk (het totaal bedrag maal 100 en delen door 121), maar het kost veel tijd. Natuurlijk kan je een btw-bon op bedrijfsnaam vragen bij het afrekenen, maar dat is omslachtig en kan ook vaak niet. De medewerker van een tankstation ziet je aankomen…
Ofwel een pinpas is een goed en veelgebruikt betaalmiddel, maar administrateurs adviseren steeds vaker om een tankpas te verstrekken aan ondernemers en hun personeel. Een tankpas heeft meerdere voordelen, zeker als gaat om het verlagen van de administratiedruk:
- De werknemers hoeven geen tankbonnen meer in te leveren.
- Ze hoeven de brandstof niet meer voor te schieten, of werkgevers geen voorschot meer te betalen.
- De werkgever hoeft geen declaraties meer te verwerken en uit te betalen.
Als er meerdere tankpassen binnen een onderneming gebruikt worden loopt de bespaarde tijd snel op. Want er wordt een totaaloverzicht gegeven van de getankte brandstofkosten van alle tankpassen op één factuur. Die factuur biedt u ook in één keer een overzicht van de betaalde btw. En dit maakt de btw-aangifte weer een stukje eenvoudiger.
Heeft een tankpas ook nadelen? Niet veel, maar ze zijn er toch. Je hebt immers weer een extra pas die je kwijt kan raken. De merkgebonden tankpassen zijn veelal gratis, maar de universele tankpas kost tussen de vijf en zeven euro per maand.
Wat vindt de fiscus ervan?
Je staat zwak tegenover de belastingdienst in een btw teruggaaf discussie als je geen bewijs kan overhandigen. Want geprinte bonnetjes raken wel eens kwijt of zijn niet meer leesbaar. Dat is fiscaal vervelend, omdat het niet meer aantoonbaar is. Een tankpas biedt daarvoor uitkomst, omdat je een twee wekelijks of maandelijks een verzamelfactuur ontvangt met daarop de transacties. Deze factuur is fiscus proof. Want het staat op bedrijfsnaam en alle gemaakte transacties zijn volledig gespecificeerd. Dat zijn de redenen waarom een zakelijke tankpas beter is dan een creditcard.
Soorten tankpassen
Tankpassen bestaan al lang. Met name de grote oliemaatschappijen zoals Shell en Esso hebben een merkgebonden tankpas. Dat kan je alleen tanken bij het desbetreffende merk. Zo heeft Shell ruim 450 tankstations, op het totaal van 4000 tankstations in Nederland. Als u overal wilt tanken, dan is een universele tankpas aan te bevelen. Bekende passen zijn van Travelcard en MTc. Prettige bijkomstigheid is dat meerdere diensten (parkeren, tol, wasstraat e.d.) afgerekend kan worden met zo’n pas. Want ook die uitgaven worden vermeld op de verzamelfactuur, maar alle bovengenoemde fiscale en administratieve voordelen van dien.
Mobiliteitspas
De hedendaagse professional is steeds mobieler en wil gebruik maken van meerdere vervoersmiddelen. Met de auto naar de rand van de stad, vervolgens de tram of trein nemen naar het te bezoeken adres. Maar ja, daar komen de bonnetjes weer terug. De al genoemde MTc heeft daar op op ingespeeld en heeft een zogenaamde mobiliteitspas geïntroduceerd: de MoveMove pas. Deze pas kan gebruikt worden voor de brandstof, parkeergarage en wasstraat ze beiden ook OV kaart voor in de trein, bus, tram en desnoods een OV fiets. Optioneel kan een laadsleutel besteld worden voor de (semi-)elektrische chauffeurs. Al deze uitgaven worden vermeld op de verzamelfactuur. Deze recente innovatie verhoogt het gemak van de gebruiker en stopt het bewaren van bonnen. Zo zijn er vandaag de dag mogelijkheden om administratiedruk te verlagen, zodat er meer tijd overblijft om te ondernemen.
Ludo Zwaan (hoofdredacteur tankpas-aanvragen.nl)
Ready to MoveMove?
Let's go!
De zakelijke tankpas die méér kan!
