Brandstofpas of zakelijke creditcard: kies de juiste tool voor jouw uitgaven
Zakelijke uitgaven moeten goed beheerd én fiscaal correct verwerkt worden. Veel ondernemers vragen zich af: gebruik ik beter een brandstofpas of een zakelijke creditcard voor mijn mobiliteitskosten? Beide opties lijken op het eerste gezicht geschikt, maar de verschillen zijn groter dan je denkt. In deze blog leggen we uit welke impact je keuze heeft op je administratie, btw-teruggave en kostenstructuur.
Wat is het verschil?
Een brandstofpas is specifiek ontworpen voor mobiliteitskosten zoals tanken, laden, parkeren. Een zakelijke creditcard daarentegen is breder inzetbaar: van vliegtickets tot hotels en softwareabonnementen. Maar die flexibiliteit kent ook een keerzijde, vooral als het gaat om overzicht en btw.
Brandstofpas: gespecialiseerd en fiscaal efficiënt
Een brandstofpas biedt focus. Alle mobiliteitsgerelateerde transacties komen samen op één maandelijkse factuur, vaak in een fiscaal geaccepteerde UBL-indeling, die je eenvoudig kunt importeren in je boekhoudpakket. Daarnaast:
- 100% btw-specificatie per transactie
- Geen bonnetjes meer verzamelen of scannen
- Tanken bij duizenden stations
Voor bedrijven waar mobiliteit een grote kostenpost is, levert dit enorme tijd- én belastingvoordelen op.
Creditcard: breed inzetbaar, minder inzicht
Een zakelijke creditcard is handig voor bedrijven die veel verschillende soorten uitgaven doen, denk aan reizen, IT-licenties, klantdiners of online aankopen. Toch is het gebruik ervan voor brandstofkosten niet ideaal:
- ✅ Geschikt voor diverse zakelijke uitgaven
- ✅ Vaak internationaal geaccepteerd
- ❌ Geen gespecificeerde btw op brandstoftransacties
- ❌ Geen UBL-facturen, dus handmatige verwerking nodig
- ❌ Minder controle over brandstofverbruik en rapportage
Voor brandstof geeft een creditcard dus weinig grip op belastingtechniek. Je moet zelf bonnetjes bewaren, btw handmatig uitsplitsen (als je die al kunt terugvorderen) en je administratie corrigeren als er fouten zijn.
De impact op je btw-administratie
Bij een brandstofpas ontvang je per maand één duidelijke factuur met daarop:
- Volledige btw-specificatie
- Alle transacties (tanken, laden, parkeren)
- Verdeling naar medewerker of kenteken
Bij een creditcard daarentegen krijg je een verzamelfactuur zonder btw-specificatie. Wil je dan toch btw terugvragen over tankbeurten? Dan moet je bonnetjes inleveren, die vaak vervagen of kwijtraken en niet altijd fiscaal geaccepteerd zijn.
Kortom: de belastingdienst stelt strenge eisen voor btw-aftrek, en een creditcard voldoet hier in de praktijk zelden aan.
Praktijkvoorbeeld: twee bedrijven, twee keuzes
- Transportbedrijf: gebruikt een brandstofpas voor alle bedrijfswagens. Dankzij de automatische facturatie besparen ze 3 uur per maand op administratie en krijgen ze hun btw volledig en foutloos terug.
- Consultancybureau: kiest bewust voor een zakelijke creditcard, omdat de uitgaven vooral bestaan uit hotelovernachtingen, vliegtickets en software.
Wanneer kies je voor wat?
Gebruikstype | Kies voor... | Waarom? |
Voornamelijk brandstof en mobiliteit
| Brandstofpas | Volledige btw-teruggave, één overzicht, geen bonnetjes |
Veel diverse zakelijke uitgaven
| Zakelijke creditcard | Flexibel inzetbaar voor uiteenlopende kosten |
Focus op btw-efficiëntie en rapportages
| Brandstofpas | Automatische boekhouding, UBL-facturen, geen handmatig werk |
Veel internationaal zakendoen | Creditcard | Werkt wereldwijd, vaak hogere limieten |
kies op basis van je dominante kostenpost
Een zakelijke creditcard is breed, maar vaag. Een brandstofpas is gericht, maar efficiënt. Heb je vooral mobiliteitskosten en wil je btw terugvragen zonder kopzorgen? Dan is een brandstofpas niet alleen slimmer, maar ook financieel voordeliger. Gebruik je je kaart voor hotels, tickets of apparatuur? Dan is de creditcard de logische keuze, maar wees alert op de btw-impact.