Btw terugvragen met of zonder brandstofpas
Ben je als ondernemer klaar met het eindeloos verzamelen van tankbonnetjes, rommelige administratie en tijdrovende btw-aangiftes? Dan is een zakelijke brandstofpas het hulpmiddel dat je zoekt. Niet alleen vereenvoudigt het je administratie, maar het zorgt er ook voor dat je niets misloopt bij je btw-teruggave. Hoe dat werkt? Dat leggen we je stap voor stap uit.
Hoe werkt btw terugvragen eigenlijk?
Als ondernemer mag je de btw over zakelijke kosten terugvragen, dus ook over brandstof. Maar daar zitten voorwaarden aan:
- De brandstof moet voor zakelijke doeleinden zijn gebruikt.
- Je moet over een geldige factuur beschikken waarop het btw-bedrag en jouw bedrijfsgegevens staan.
- De factuur moet op naam van je onderneming staan.
Zonder sluitende administratie en correcte factuur kun je de btw niet terugvorderen. En daar wringt het vaak: tankbonnetjes raken kwijt, zijn niet op naam van je bedrijf, of bevatten niet de vereiste btw-specificatie. Dat kost geld. Soms honderden euro’s per jaar.
Wat verandert er met een brandstofpas?
Een brandstofpas is gekoppeld aan je bedrijf. Daarmee tank je altijd ‘op rekening’ en krijg je aan het eind van de maand één verzamelfactuur met alle transacties. Die factuur voldoet wél aan de eisen van de Belastingdienst:
- Jouw bedrijfsnaam en adres staan erop
- Alle transacties zijn gespecificeerd
- Btw wordt duidelijk apart vermeld per rit of per tankbeurt
Zo kun je de btw in één keer terugvragen zonder losse bonnetjes te bewaren of achteraf te puzzelen wie wat wanneer heeft getankt.
Zonder vs. met brandstofpas
Zonder brandstofpas:
- Je medewerker tankt bij een willekeurig tankstation.
- Hij vergeet het bonnetje mee te nemen.
- Of hij neemt het wel mee, maar het staat op naam van hem persoonlijk.
- Jij mist de btw-teruggave (€10 op een volle tank) én moet tijd besteden aan uitzoekwerk.
Met brandstofpas:
- Elke tankbeurt wordt automatisch geregistreerd.
- Je ontvangt maandelijks één factuur, op naam van je onderneming, met correcte btw-specificatie.
- Geen uitzoekwerk, geen bonnetjes, volledige btw-teruggave.
Wat moet je nog wel zelf doen?
Een brandstofpas maakt het terugvragen van btw eenvoudiger, maar er zijn nog steeds zaken waar je als ondernemer op moet letten:
- Privégebruik uitsluiten of corrigeren
- Alleen zakelijke kilometers zijn btw-aftrekbaar. Gebruik je de auto ook privé? Dan moet je een correctie maken voor het privégebruik, meestal bij de laatste btw-aangifte van het jaar.
- Btw over aanvullende diensten checken
- Sommige brandstofpassen bieden ook parkeren, autowasbeurten of onderhoud. Let goed op welk btw-tarief van toepassing is op die diensten (9% of 21%) en of ze wel aftrekbaar zijn.
- Correcte koppeling aan administratie
- Zorg dat de facturen goed worden verwerkt in je boekhouding. De meeste boekhoudpakketten kunnen verzamelfacturen automatisch inlezen, maar controle blijft essentieel.
Veelgemaakte fouten bij btw-teruggave
- Bonnetjes op naam van werknemers gebruiken
- De Belastingdienst keurt alleen facturen goed die op naam van het bedrijf staan.
- Privékilometers niet uitsluiten
- Het volledig aftrekken van btw over gemengd gebruik kan leiden tot naheffingen bij controle.
- Verkeerde btw-tarieven hanteren
- Parkeren op straat kent bijvoorbeeld geen btw. Je kunt dus niet alles terugvorderen.
Voordelen
Een brandstofpas zorgt ervoor dat je alle vereiste gegevens voor een correcte btw-teruggave automatisch verzamelt. Geen losse bonnetjes meer, geen administratieve chaos en vooral: geen gemiste aftrekposten. Het is een slimme keuze voor elke MKB’er die zakelijk rijdt en zijn administratie professioneel op orde wil hebben.
Wil jij ook de voordelen van een zakelijke brandstofpas ervaren? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek en ontdek welke pas het beste past bij jouw bedrijf.