Btw-aftrek bij gemengd gebruik: voorkom belastingfouten bij zakelijk én privé rijden
Veel ondernemers gebruiken hun auto niet alleen voor zakelijke ritten, maar ook privé. Dat lijkt praktisch, maar fiscaal is het complex. Vooral bij het terugvragen van btw op brandstofkosten loert het risico op fouten. In deze blog lees je precies wat je wél en niet mag doen, welke regels gelden bij gemengd gebruik, en hoe je voorkomt dat je te veel btw aftrekt of achteraf moet terugbetalen.
Wat is gemengd gebruik?
We spreken van gemengd gebruik wanneer een voertuig zowel zakelijk als privé wordt ingezet. Denk aan:
Een ondernemer die overdag klanten bezoekt, maar ’s avonds de kinderen ophaalt van school.
Een bestelbus die ook in het weekend wordt gebruikt voor een tripje naar de bouwmarkt.
Het punt is: de Belastingdienst maakt onderscheid tussen zakelijk en privé. En dat betekent dat je niet automatisch álle btw op je brandstofkosten mag terugvragen.
Belastingregels bij gemengd gebruik
Bij gemengd gebruik zijn dit de fiscale spelregels:
Alleen zakelijke kilometers tellen mee voor btw-aftrek
Rijd je 70% zakelijk en 30% privé? Dan mag je slechts 70% van de btw op brandstofkosten terugvragen.
Sluitende rittenadministratie is verplicht
Zonder rittenregistratie kun je niet onderbouwen welk deel van je kilometers zakelijk was. De Belastingdienst accepteert dan geen (of een lager deel van de) aftrek.
Correctie privégebruik verplicht bij volledige btw-aftrek
Kies je ervoor om 100% van de btw af te trekken? Dan ben je verplicht aan het einde van het jaar een correctie ‘privégebruik auto’ te doen, gebaseerd op het forfait of het werkelijke gebruik.
Wat zijn de risico’s als je dit niet goed regelt?
Te veel btw aftrekken
Als je zonder rittenregistratie volledig aftrekt, terwijl je privé rijdt, riskeer je een naheffing en rente.
Onvolledige administratie
Geen onderscheid maken tussen privé en zakelijk gebruik? Dan keurt de Belastingdienst je hele aftrek mogelijk af.
Boetes bij controle
Onjuiste aangiftes, zeker als ze structureel zijn, kunnen leiden tot vergrijpboetes.
Kortom: je loopt financieel risico als je geen duidelijk onderscheid maakt.
Hoe helpt een brandstofpas bij gemengd gebruik?
Een brandstofpas maakt het makkelijker om je zakelijke tankbeurten correct te registreren en te verwerken in je administratie. Je profiteert van:
Overzichtelijke maandfacturen met btw-specificatie
Digitale rapportages die je koppelt aan je rittenadministratie
Transacties op bedrijfsnaam, wat essentieel is voor aftrek
Hoewel een brandstofpas het onderscheid tussen privé en zakelijk niet automatisch maakt, helpt het wel om je administratie sluitend en controleerbaar te houden.
Btw-correctie bij gemengd gebruik
Stel: Bart rijdt 70% zakelijk en 30% privé. Hij tankt €1.000 per maand, waarvan €210 btw is. Zijn rittenregistratie toont aan dat 70% van zijn kilometers zakelijk zijn.
➤ Bart mag dan 70% van €210 terugvragen = €147 per maand, ofwel €1.764 per jaar.
Zonder een duidelijk overzicht had hij geen onderbouwing gehad, en had de Belastingdienst mogelijk zijn hele aftrek verworpen.
Wat moet je doen om fiscaal veilig te werken?
✔ Houd een rittenadministratie bij – handmatig, via een app of via je rittenregistratiesysteem
✔ Verwerk brandstoftransacties in je boekhouding met bijbehorende btw-facturen
✔ Maak aan het eind van het jaar een btw-correctie voor privégebruik
✔ Gebruik de gegevens van je brandstofpas om zakelijke transacties te onderbouwen
Let op: kies altijd de methode die past bij je situatie. Rijd je heel weinig privé, dan kan het forfait nadelig zijn. Heb je goede rittenregistratie, dan is werkelijke verdeling vaak voordeliger.
Hoe ga jij om met gemengd gebruik?
Gemengd gebruik van je auto vereist fiscale precisie. Alleen zakelijke kilometers zijn btw-aftrekbaar, en zonder goede administratie loop je het risico op correcties, boetes en gemiste aftrek. Met een brandstofpas leg je de basis voor een waterdichte administratie, maar de sleutel ligt in het correct registreren van je gebruik en het maken van een btw-correctie wanneer nodig.