Nooit meer bonnetjes kwijt: hoe een brandstofpas je administratie redt
Iedere ondernemer kent het: een dashboard vol verfrommelde bonnetjes, vage inktstrepen waar ooit bedragen stonden, of simpelweg die ene ontbrekende tankbon. En toch zijn juist die kleine papiertjes belangrijk voor je boekhouding én je btw-teruggave. Gelukkig is er een oplossing waarmee je dit gedoe voorgoed achter je laat: de brandstofpas.
Bonnetjes: een klein papiertje, een groot risico
Wat kan er misgaan met zo’n bonnetje? Meer dan je denkt. Hier zijn de meest voorkomende problemen:
- Bonnetjes raken kwijt: In je jaszak, in de auto, in een rommella. Geen bon = geen bewijs.
- Inkt vervaagt: Na een paar weken is je bonnetje soms onleesbaar, vooral als het thermisch papier is.
- Verkeerde gegevens: Staat de bon op naam van een medewerker of privé in plaats van op je bedrijf? Dan kun je de btw niet terugvragen.
- Geen digitale kopie: Bij verlies kun je niets reconstrueren. Zeker niet als je contant hebt betaald.
Gevolg? Onvolledige administratie, fouten bij de btw-aangifte, of zelfs boetes bij controle door de Belastingdienst. En bovenal: je mist geld waar je wél recht op hebt.
Wat doet een brandstofpas anders?
Een brandstofpas elimineert het bonnetje volledig. Je tankt met je pas, en alle gegevens worden direct en digitaal verwerkt. Wat je krijgt:
- Eén digitale factuur per maand, met álle tanktransacties
- Juiste btw-specificaties, automatisch verzameld
- De factuur staat op naam van je onderneming, precies zoals de Belastingdienst het wil
Zo voorkom je fouten, verlies je geen gegevens én hoef je niets handmatig bij te houden.
De echte impact van bonnetjes verlies
Voor veel ondernemers lijkt het “vergeten bonnetje” een klein probleem. Maar reken eens mee:
- Je tankt gemiddeld 4 keer per week → 16 bonnen per maand
- Je raakt er 4 kwijt → je mist 4 keer €8 tot €15 btw-teruggave
- Over een jaar gaat dat al snel richting de €500 tot €700 aan gemiste btw
En dat is nog zonder de tijd meegerekend die je kwijt bent aan sorteren, opzoeken of uitleggen aan je boekhouder waarom de helft ontbreekt. De kans op fouten groeit, en bij een controle loop je het risico op naheffingen.
Alles digitaal, alles op orde
Met een brandstofpas heb je:
- Geen bonnetjes meer nodig: Alles wordt digitaal geregistreerd
- Altijd toegang tot je transacties: Via een portaal of app
- Altijd een sluitende btw-administratie: Elke maand krijg je een factuur met correcte btw
- Makkelijk samenwerken met je boekhouder: Geen losse documenten, gewoon één bestand
Je bespaart tijd, voorkomt fouten en houdt je administratie altijd controleproof.
Van chaos naar controle
Harvey, eigenaar van een klusbedrijf, had iedere maand een plastic zakje vol bonnetjes. Vaak incompleet. Zijn boekhouder moest handmatig controleren welke bonnen ontbraken en hoe dat te corrigeren viel. Sinds Harvey een brandstofpas gebruikt, ontvangt hij één factuur per maand — volledig digitaal. Zijn administratie is compleet, zijn btw-aangifte klopt, en zijn boekhouder bespaart maandelijks uren aan administratief werk.
Iets voor jouw bedrijf?
Bonnetjes lijken misschien onschuldig, maar kunnen je duur komen te staan, zeker als ze zoekraken of onbruikbaar zijn. Een brandstofpas voorkomt dat je afhankelijk bent van papierwerk en geeft je grip op je administratie. Alles digitaal, alles overzichtelijk, en vooral: geen gemiste btw meer.
Wil jij ook de voordelen van een zakelijke brandstofpas ervaren? Neem contact met ons op voor een gratis adviesgesprek en ontdek welke pas het beste past bij jouw bedrijf.