Flexibele werkplek: kantoorruimte met extra’s

Flexibele werkplek, ad hoc of abonnement

Stel, je hebt een afspraak met klanten, maar die ontvang je liever niet aan de keukentafel. Of je gaat samenwerken met collega’s, maar niemand heeft een werkruimte die groot genoeg is. Of je bent het thuis werken, in je eentje, wel een beetje zat. Flexibele werkruimtes zijn de oplossing. Je vindt ze op steeds meer plekken. Het begon in grote steden, zoals Den Haag en Amsterdam, inmiddels zijn ze in heel Nederland te vinden: moderne werkruimtes die per uur, per dagdeel of voor langere tijd worden verhuurd. Sommige flexibele werkruimtes kun je ad hoc binnenstappen en per uur betalen, andere aanbieders van flexkantoren bieden een abonnement. Ze bieden allemaal wat een kleine ondernemer minimaal nodig heeft: koffie, thee en snel internet. Sommige verhuurders hebben als bonus vergaderruimtes, een lunchbuffet of netwerkborrels en –ontbijtjes voor flexwerkers.

Wat is de ideale flexibele werkplek?

Dat ligt eraan. Wil je een uurtje werken tussen twee afspraken, of wil je reistijd efficiënter benutten? Dan zijn de werkplekken op treinstations ideaal. Je betaalt er per uur en ze zijn zo groot dat er altijd wel plek is. Binnenkort openen er ook flexibele werkplekken op tankstations, de eerste experimenten daarmee verlopen succesvol. Een prima werkplek om een zakelijke afspraak voor te bereiden, wat loze tijd te overbruggen of de file te omzeilen.

Flexibel werken op flexkantoor

De meeste zzp’ers en mkb’ers kiezen toch voor een flexibele werkplek in een kantoorpand. De meeste flexibele kantoren zoals Spaces, Igluu of Aristo bieden de mogelijkheid om aan te schuiven in een levendige kantoortuin, of juist te kiezen voor een stiltewerkplek zonder afleiding. Ook kun je in een flexkantoor representatieve vergaderruimtes en cursusruimtes huren, of spreekkamers voor overleg met cliënten of opdrachtgevers. 

Coworking, samen op één flexwerkplek

Op flexkantoren werken voornamelijk zzp’ers en mkb’ers. Netwerken gaat hier zonder moeite. Even rondvragen wie er een goede boekhouder heeft, een snelle fotograaf tippen of een handje helpen met een lastige spreadsheet, waarom niet? Een praatje bij de koffieautomaat kan zomaar een nieuwe opdracht opleveren, of een lucratieve samenwerking: coworking in de praktijk.

Flexibele werkplekken met extra inspiratie

Sommige flexibele werkplekken zijn gevestigd op onverwachte, inspirerende locaties. Er zijn flexibele werkplekken in het bos of aan het strand. Ideaal om een dag of wat langer geconcentreerd door te werken, met een ontspannende bos- of strandwandeling na de lunch als extraatje. Meer inspiratie nodig? Er zijn flexibele werkplekken bij kunstgaleries, in anti-kraakpanden, boven alternatieve lunchrestaurants en warenhuizen. Een rondje googelen loont de moeite, want dit soort werkplekken is vaak tijdelijk.

Kosten flexibele werkplek:  fiscaal aftrekbaar

Van de Belastingdienst mogen de kosten van een flexibele werkplek volledig van de winst worden afgetrokken. Dat geldt ook voor bijkomende kosten zoals een vergoeding voor het gebruik van de printer, schoonmaakkosten en wifi. Alleen de kosten voor koffie, lunch en zakelijke borrels zijn beperkt aftrekbaar, ze worden gezien als ‘gemengde kosten’. Dat zijn kosten die zowel een zakelijk als een privé-element hebben. Bonnetjes bewaren is handig, om aan het einde van het boekjaar te bepalen wat goed uitpakt.

Checklist: welke flexibele werkplek?

• Waar is de werkplek gevestigd? Is het flexkantoor bereikbaar met openbaar vervoer of vlak bij een snelweg?
• Hoe vaak ga je werken op de flexibele werkplek? Een paar vaste dagen per week of ad hoc?
• Wat mag het kosten? De kosten per uur worden lager als je vastlegt dat je vaker, of langer, van de werkplek gebruikmaakt.
• Vergaderruimtes beschikbaar? Die kunnen ook worden gebruikt om training te geven, spreekkamers zijn handig voor afspraken met klanten of collega’s.
• Hoe is de sfeer? Een dag of een paar uur proefwerken maakt duidelijk of de flexibele werkplek een goede match is. 
• Wie werken er nog meer? Vraag advies aan collega-zzp’ers, zij weten welke andere ondernemers gebruikmaken van de flexibele werkplek en welke werkplekken goed bevallen.