Reiskostenvergoeding zzp: dit moet je weten

Reiskostenvergoeding in je uurtarief

Het voordeel van de eerste optie is dat je minder administratie hebt en ook geen discussies krijgt over de hoogte van je reiskostenvergoeding. Je opdrachtgever weet van tevoren waar hij aan toe is en of jouw offerte binnen het budget valt. Als je doorgaans niet zoveel hoeft te reizen voor een opdrachtgever is dat wel zo makkelijk.

Reiskosten apart factureren

Als je vaak lange afstanden moet afleggen voor een opdracht, dan kun je ervoor kiezen om je reiskosten apart op de factuur te zetten. Zo maak je inzichtelijk wat de reis heeft gekost. Dat kan voor je opdrachtgever werken als prikkel om het reizen te beperken. Bovendien weet hij wat je uurloon is voor een opdracht waarvoor je niet op pad hoeft.

Altijd btw berekenen

Of je je reiskosten nou apart factureert of niet, je moet er altijd btw over berekenen. Kies je voor apart factureren? Let er dan op dat je hetzelfde btw-tarief aanhoudt als voor je geleverde producten of diensten. In de meeste gevallen zal dat 21% zijn. Maar werk je bijvoorbeeld als thuiskapper of mobiele fietsenmaker? Dan is het de bedoeling dat je 9% btw berekent over je reiskosten, aangezien deze diensten sinds 1 januari in het 9%-tarief vallen. Let op: hoewel er op trein-, tram- en buskaartjes 9% btw zit, belast je deze ov-kosten door aan je klant met het btw-tarief dat geldt voor jouw producten of diensten. Dat kan dus 21% zijn. 

Vergeet niet de btw over reiskosten ook weer terug te vragen.

€ 0,21 is niet heilig

Het is een misverstand dat je opdrachtgevers maar €0,21 per kilometer in rekening mag brengen. Het staat je vrij om een hoger bedrag af te spreken. Dat is zelfs verstandig om te doen, want van die €0,21 houd je na aftrek van btw nog geen €0,18 over. En je bent natuurlijk ook geld kwijt aan bijvoorbeeld wegenbelasting, verzekering, reparatie, onderhoud en afschrijving. Ook kilometers met een ander eigen vervoermiddel dan de auto – fiets of scooter bijvoorbeeld – kun je doorberekenen aan je klant.

Reisuren declareren

Je kunt er ook voor kiezen niet alleen je reiskosten maar ook je reisuren door te belasten. Veel ondernemers hanteren daarvoor een aangepast uurtarief.

Maak goede afspraken

Heel belangrijk: voorkom discussies en maak goede afspraken met je opdrachtgever over wat je wel en niet declareert. Reis je bijvoorbeeld eerste of tweede klas met de trein? Bepaal je je reisafstand met Google Maps of op een andere manier? Declareer je alleen je kilometers, of ook reisuren of parkeerkosten? Duidelijkheid vooraf voorkomt narigheid achteraf. Het zou zonde zijn als je opdrachtgever je niet meer benadert vanwege onenigheid over een declaratie…