Btw over je reiskosten, hoe zit het precies?

Btw over reiskosten, zo zit het:

• Je bent verplicht aangifte te doen over gefactureerde reiskosten
• Eigen voertuig: je mag €0,21 per kilometer aftrekken
• Voor ov en taxi geldt 9% btw 
• Woon-werkverkeer is niet aftrekbaar

Reiskosten zijn bedrijfskosten!

De belastingdienst ziet je zakelijk gemaakte reiskosten als bedrijfskosten. Die mag je dus doorberekenen aan je opdrachtgever. Alle kosten die je factureert vallen onder de omzet. Je bent als zzp’er of ondernemer verplicht btw-aangifte te doen over al je omzet, dus ook over je reiskosten. Bedenk ook of je reistijd in rekening wilt brengen bij je klanten. 

Zelfde btw-tarief als over je diensten of producten

Let wel op dat je over je reiskosten hetzelfde btw-tarief berekent als over de geleverde diensten of producten. Meestal is dat 21%.

Auto, fiets of lopend: € 0,21 per kilometer

Gebruik je je eigen voertuig? Dan mag je €0,21 per kilometer aftrekken van je inkomstenbelasting. Kees Monteban van Kees de Boekhouder licht toe: “Niet alleen kilometers met de auto kunnen zakelijk zijn, ook kilometers met  bijvoorbeeld scooter, fiets, elektrische step of lopend tellen mee. Je houdt een rittenadministratie bij, met daarin je gereden route, de precieze afstand en datum.” Als je route langer is om privéredenen – bijvoorbeeld omdat je je kind bij school afzet – dan mag je die extra kilometers niet meetellen. 

Staat het vervoermiddel op naam van je bedrijf? Dan mag je de btw over je zakelijke reiskosten terugvragen via de btw-aangifte. Lees meer over btw en privégebruik van je auto.

En hier lees je waar je aan moet denken als je een auto zakelijk of privé aanschaft. 

Openbaar vervoer: zelf de btw berekenen

Ook als je het ov of een taxi pakt voor een opdracht, kun je btw terugvragen. Sinds 2019 geldt het tarief van 9%. Maak je nog geen gebruik van een mobiliteitspas, bewaar alle bonnen en bewijsstukken dan goed! De Belastingdienst kan je er zeven jaar na dato nog naar vragen. Kees Monteban: “Het exacte btw-bedrag moet je zelf uitrekenen, dat wordt namelijk niet vermeld op je treinkaartje of in je ov-chipreishistorie.” 

Rekenvoorbeeld btw reiskosten openbaar vervoer:

Treinkaartje incl. 9% btw = €25 
Treinkaartje excl. btw = €25 : 109 x 100 = €22,94
Btw = €25 - €22,94 = €2,06 

De kosten voor je taxibonnetje of ov-rit exclusief btw mag je doorbelasten aan je opdrachtgever; in dit geval dus €22,94. Over de hele factuur hanteer je het btw-percentage dat op jouw diensten of producten van toepassing is; meestal 21%. Je mag over bovenstaand treinkaartje dus €4,81 btw rekenen. Kees de Boekhouder: “Dit kan ingewikkeld zijn, het lijkt erop dat je eraan verdient. Je betaalt immers zelf maar 9% btw, terwijl je 21% doorbelast aan je klant. Maar exclusief btw zijn de bedragen hetzelfde; de btw op je inkomsten en gedeclareerde kosten moet je afstaan, zowel bij 9% als bij 21%.”

Vliegtickets: geen btw

Vliegtickets zijn vrijgesteld van btw! Je mag de gemaakte kosten wel opgeven bij je inkomstenbelasting, maar er valt geen btw af te trekken.

Tip! Reiskostenvergoeding: geen maximum

Kees Monteban: “Het maakt voor de Belastingdienst niet uit of je je reiskosten en geleverde diensten apart declareert, of kiest voor een totaalbedrag. Beide posten worden gezien als omzet. Je mag met je opdrachtgevers iedere gewenste reiskostenvergoeding overeenkomen. In tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, hoef je je niet te houden aan een maximum van €0,21 per kilometer.” Dat bedrag is vaak niet kostendekkend: bedenk maar eens wat je kwijt bent aan brandstof, afschrijving, wegenbelasting, verzekering, parkeerkosten en onderhoud. 

Maak het je gemakkelijk met MoveMove

Vind je het een hoop gedoe om al je bonnen te fotograferen en bewaren? De MoveMove-pas maakt daar korte metten mee. Je rekent er al je tank- en laadbeurten en ov-kaartjes mee af en kunt de gespecificeerde factuur eenvoudig koppelen aan je boekhoudpakket. De kans op invoerfouten wordt zo minimaal en je laat dus ook geen btw-teruggave meer liggen.