Mobiliteitsbudget: hoe werkt het?

Wat is een mobiliteitsbudget?

Een mobiliteitsbudget is in feite een vast bedrag waarmee werknemers zelf hun zakelijke reizen inkopen. Sommige bedrijven kiezen voor een vast deel en een variabel deel -  bijvoorbeeld het aantal gereden zakelijke kilometers. Van een mobiliteitsbudget betaal je niet alleen woon-werkverkeer maar ook ritten naar klanten. Als werknemer kun je dus zelf bepalen of je de auto neemt, het ov pakt of een combinatie van vervoermiddelen gebruikt.

Een passend mobiliteitsbudget berekenen

Een mobiliteitsbudget wordt meestal per werknemer vastgesteld, op basis van zijn huidige vervoerkosten. Niet iedereen maakt immers evenveel zakelijke kilometers. Dit kan een bedrag per jaar zijn, maar meestal wordt voor een maandelijks budget gekozen. Met dit bedrag kan de werknemer doen wat hij wil. In plaats van een leaseauto uit de categorie, kan hij bijvoorbeeld kiezen voor een goedkopere en zuinigere auto in combinatie met een ov-abonnement en een elektrische fiets. Houdt de werknemer geld over? Dan mag hij dit in eigen zak steken.

Voordelen voor werkgevers

Een mobiliteitsbudget scheelt werkgevers veel tijd. Je geeft werknemers een vast bedrag per maand, wat een hoop uitzoekwerk en kleine lettertjes scheelt. Daarnaast zit het bedrijf niet vast aan langdurige leasecontracten. Als een werknemer vertrekt, blijf je dus niet met een ongebruikte wagen zitten. Een vast budget is daarnaast goed voor de productiviteit. Werknemers plannen bewuster, vermijden onnodig zakelijk verkeer en houden meer tijd over voor hun kerntaken. Dat heeft een positief effect op de CO2-uitstoot én het groene imago van je bedrijf.

Voordelen voor werknemers

Ook werknemers hebben vaak voordeel van het mobiliteitsbudget. Ze kiezen zelf hoe ze het besteden, en dat biedt een hoop flexibiliteit. Zo kunnen ze elke dag het optimale transportmiddel kiezen om files of drukte in het ov te vermijden.

Ook financieel kan het budget voordelen hebben: wie weinig reist, houdt aan het eind van de maand geld over. Een ander voordeel: wie geen auto meer leaset, betaalt ook geen bijtelling. Dit betekent natuurlijk wel dat je je privéritten zelf moet betalen.

Voordelen voor het milieu

Werknemers met een mobiliteitsbudget denken vaak beter na over hun reisgedrag, en dat zorgt in veel gevallen voor lager brandstofverbruik en dus minder CO2-uitstoot. Mensen pakken niet meer de auto ‘omdat de zaak betaalt’. Ook worden ze niet meer geprikkeld door een kilometervergoeding die hoger is dan de variabele kostprijs. Werknemers nemen vaker de fiets of kiezen voor een videomeeting in plaats van persoonlijke afspraak.

Nadelen van het mobiliteitsbudget

Voordelen genoeg dus, maar zijn er ook nadelen? Uiteraard. Zo is het vervelend als je zakelijk vervoer uit eigen zak moet betalen wanneer je door je maandelijks budget heen bent. Een ander nadeel: omdat mensen minder vaak voor een leaseauto kiezen, vallen de bijbehorende voordelen weg: autoreparaties en brandstofkosten moeten uit eigen zak betaald worden. Dit geldt ook voor voordelen als btw-teruggave en een lage bijtelling op elektrische voertuigen. Doordat werknemers hun eigen budget beheren, profiteren bedrijven minder van de fiscale voordelen.

Een nadeel voor werkgevers is dat je altijd dezelfde kosten maakt, ook wanneer al het personeel thuiswerkt. Daarnaast zullen sommige werknemers zo min mogelijk zakelijke kosten willen maken. Nadelig, omdat face-to-face contact soms nu eenmaal beter werkt.

Mobiliteitsbudget fiscaal

Het mobiliteitsbudget oogt vrij rechttoe rechtaan. Toch zijn er enkele fiscale vrijstellingen waar je gebruik van kunt maken. Je kunt bij gebruik van een privé- of leaseauto bijvoorbeeld het aantal zakelijke- en woon-werkkilometers belastingvrij voor €0,21 door je werkgever laten vergoeden. Dat is positief voor werkgevers en ZZP’ers, omdat deze kosten van de winst kunnen worden afgetrokken. Je moet dan wel een rittenregistratie van alle zakelijke ritten bijhouden. Omdat woon-werkverkeer voor de BTW als privé wordt gezien, hoef je deze ritten niet te registreren.

Ook via de werkkostenregeling kan fiscaal voordeel worden behaald. Met de regeling is 1,2- of 1,7% van de loonsom vrijgesteld van loonheffing, afhankelijk van de totale loonsom. Als werkgever kun je ervoor kiezen om een cash gedeelte van het mobiliteitsbudget onbelast uit te keren.

Ontvang ik het mobiliteitsbudget bruto of netto?

Het mobiliteitsbudget kan bruto of netto worden uitgekeerd. Wie het budget bruto ontvangt, moet over het volledige bedrag loonbelasting betalen. Voor werkgevers is dit administratief de eenvoudigste oplossing. Als het mobiliteitsbudget netto wordt uitgekeerd, zijn bepaalde kosten al verrekend.

Een mogelijke situatie: iemand ontvangt maandelijks €1000 en rijdt per maand 1500 zakelijke kilometers. Er wordt van tevoren dus 1500 keer €0,21 = €315 van het bruto mobiliteitsbudget gehaald. Het te ontvangen bedrag is €1000 - €315 = €685. Alleen over dit bedrag moet loonbelasting worden betaald.

Reiskostenvergoeding en thuiswerken

Werk je vanuit huis? Dan mag je werkgever je mobiliteitsbudget of andere reiskostenvergoeding maximaal zes weken doorbetalen. Daarna is er sprake van verkapt loon. Tijdens de coronacrisis hoeft de vaste reiskostenvergoeding vooralsnog niet te worden stopgezet.

Overigens ben je als werkgever niet verplicht om reiskostenvergoeding te blijven uitbetalen. Omdat de vergoeding tussen werknemers vaak verschilt en iedereen die thuiswerkt dezelfde kosten maakt, kiezen sommige bedrijven ervoor om de vergoeding voor iedereen (deels) stop te zetten. Een extra thuiswerkvergoeding behoort ook tot de mogelijkheden. Uit onderzoek uit 2020 bleek dat een medewerker gemiddeld €43,30 per maand extra kwijt was aan koffie, verwarming en andere thuiswerkfaciliteiten. En inmiddels zijn de kosten flink gestegen. Uitgebreide informatie over de reiskostenvergoedingen tijdens de coronacrisis vind je op de site van de Belastingdienst.