4 tips voor een snelle en efficiënte btw-aangifte

Tip 1 Voorkom een boete

Het is misschien wel de meest gemaakte fout onder zzp’ers: te laat btw-aangifte doen. Zonde, want je riskeert een boete én een naheffing. Doe je zoals de meeste ondernemers elk kwartaal aangifte? Dan moet dat uiterlijk de laatste dag van de maand die volgt op dat kwartaal. De Belastingdienst hanteert doorgaans een coulancetermijn van zeven dagen na deze uiterste aangiftedatum. Is je aangifte dan niet binnen? Dan kun je rekenen op een boete van € 65. 
Is de aangifte bij jou ook altijd een laatste-momentklus? Download dan de gratis btw alert-app van de Belastingdienst: die herinnert je tijdig aan je aangiftedeadlines en reserveert tijd in je agenda. 
Check trouwens ook ruim van tevoren of je je inloggegevens van de Belastingdienst nog hebt: het kan tot tien dagen duren voordat je een nieuwe gebruikersnaam en wachtwoord ontvangt! 

Tip 2 Houd de factuurdatum aan, niet de betaaldatum

Bij je btw-aangifte moet je altijd uitgaan van de factuurdatum, niet van de betaaldatum. Het kan dus gebeuren dat je btw moet afdragen aan de Belastingdienst nog voordat je de btw van je opdrachtgever hebt ontvangen. Wil je liever geen btw voorschieten? Dan kun je aan het einde van een kwartaal de facturering beter even uitstellen tot het begin van het volgende kwartaal.

Tip 3 Doe aangifte voor de juiste maanden 

Het klinkt misschien als een open deur, maar toch gaat het geregeld verkeerd. Zeker startende ondernemers willen nog weleens de facturen van de maand waarin ze btw-aangifte doen meenemen in diezelfde aangifte. Niet doen! Laat je facturen van juli dus liggen tot de volgende aangifte. 

Kwartaalaangiftes moeten op de volgende data binnen zijn:
30 april: 1e kwartaal (januari, februari, maart)
31 juli: 2e kwartaal (april, mei, juni)
31 oktober: 3e kwartaal (juli, augustus, september)
31 januari: 4e kwartaal (oktober, november, december)

Heb je toch een fout gemaakt? Als de uiterste aangiftedatum nog niet is verstreken, dan kun je een gecorrigeerde aangifte insturen. Ontdek je de fout na de deadline en blijkt dat je €1000 of minder terugkrijgt of moet betalen? Dan kun je de fout bij de eerstvolgende aangifte herstellen. Gaat het om een bedrag boven de €1000, dan moet je een formulier suppletie omzetbelasting invullen en het eventueel bij te betalen bedrag apart overmaken.

Tip 4 Schaf een boekhoudprogramma aan

Wist je dat 47% van de mkb’ers de boekhouding doet aan de hand van een schoenendoos gevuld met bonnetjes?* Dat kost onnodig veel tijd en bovendien is de kans groot dat je een bon vergeet of een aftrekpost over het hoofd ziet. Met een boekhoudpakket maak je het jezelf gemakkelijker. 
Djimmy Zeijpveld van automatiseerder Exact noemt nog meer voordelen: “De kans dat je met een boekhoudprogramma fouten maakt in je aangifte, is veel kleiner. Bovendien heb je het hele jaar door inzicht in je financiële situatie. Als na de aangifte blijkt dat je extra btw moet afdragen, komt dat dan ook niet meer als een onaangename verrassing. Je krijgt een melding als het tijd is voor de aangifte en ook kun je automatisch herinneringsfacturen versturen. Steeds meer bedrijven en ook de overheid nemen overigens alleen nog genoegen met elektronische facturen. Het verschil met een digitale factuur (een pdf bijvoorbeeld) is dat deze e-facturen vanuit een geautomatiseerd systeem automatisch kunnen worden verwerkt in een ander systeem.” 

Meer informatie over de boekhoudprogramma’s van Exact

Last but not least: boekhoudprogramma’s worden steeds slimmer; de vermelde bedragen op je bonnen worden automatisch uitgesplitst en op de juiste manier ingeboekt. Handig toch? Ook facturen van MoveMove kun je direct uploaden in je boekhoudprogramma. 

*MKB Barometer 2018