Deelauto's: slimme oplossing voor mkb'ers
Voor mkb’ers kan het slim zijn een deelauto aan te schaffen voor zakelijke ritten van medewerkers. Maar let op: privégebruik is alleen onder voorwaarden toegestaan.
Deelauto versus leaseauto: kostenbesparend en efficiënter
Leaseauto's zijn populair in het bedrijfsleven, maar kunnen onnodige kosten met zich meebrengen als ze een groot deel van de dag stilstaan. Als medewerkers andere vervoersopties hebben, kan een deelauto van de zaak een aantrekkelijk alternatief zijn.
Een deelauto is in wezen een leaseauto, maar dan beschikbaar voor meerdere werknemers. Het grote voordeel is dat deelauto's doorgaans veel efficiënter worden gebruikt. Hoe meer werknemers overstappen van leasen naar delen, hoe meer kosten je bespaart op je wagenpark. Hierdoor ben je niet alleen goedkoper uit, maar heb je ook minder parkeerplekken nodig op je bedrijfsterrein. Bovendien zijn deelauto's, vanwege hun efficiënte gebruik, milieuvriendelijker.
Deelauto versus privé auto: geen gedoe meer met bonnetjes
Werknemers die zakelijke afspraken hebben, kunnen ook hun privéauto gebruiken en de onkosten declareren. Veel bedrijven hanteren een vergoeding van €0,21 per kilometer. Dit dekt echter meestal niet alle kosten voor de werknemer, omdat het niet alleen de benzinekosten omvat, maar ook afschrijving, verzekering, wegenbelasting en onderhoud.
Voor werkgevers betekenen al deze declaraties en bonnetjes extra administratief werk. Met een deelauto maken werknemers geen kosten (behalve mogelijke boetes of schade) en hoeft de werkgever geen declaraties meer te verwerken. Door een tankpas voor de deelauto aan te schaffen, worden alle kosten overzichtelijk op één factuur vermeld.
Deelauto en privégebruik: tegen betaling
Medewerkers mogen een deelauto niet zonder meer privé gebruiken. Net als bij alle auto's van de zaak geldt: bij meer dan 500 privékilometers moet er bijtelling worden betaald. Werkgevers kunnen dit voorkomen door privégebruik te verbieden en medewerkers hiervoor te laten tekenen. Als de Belastingdienst vragen heeft, moet je als werkgever aantonen dat je voldoende toezicht houdt op de naleving van dit verbod en passende sancties oplegt bij overtreding. Een sluitende rittenregistratie is verstandig, maar de Belastingdienst accepteert vaak ook een voldoende sleuteladministratie waarin onder meer staat wie wanneer de auto heeft gebruikt.
Wat wel mag: de auto aan je medewerkers verhuren
In dat geval betaal je geen bijtelling. Je moet wel inzichtelijk maken wanneer de deelauto is gebruikt, door welke werknemer en hoeveel kilometers er zijn gereden. Daarnaast moet je een marktconform huurtarief hanteren, waarvoor de Belastingdienst marktconforme tarieven heeft opgesteld samen met de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen.
Tips voor efficiënt beheer van de deelauto
- Wijs één medewerker aan als verantwoordelijke voor het beheer van de auto, inclusief onderhoud, tankpas, sleutelbeheer, bekeuringen en verzekering.
- Maak duidelijke afspraken over zaken als tanken, wassen, pechhulp, schade, parkeerkosten, een schone auto, kilometerregistratie (bijvoorbeeld via de app Cartracker), bekeuringen, enzovoort.
- Zorg voor een overzichtelijk reserveringssysteem, bijvoorbeeld via een gedeelde online agenda.
- Laat medewerkers tekenen voor uitsluitend zakelijk gebruik.