De poolauto: slimme oplossing voor mkb’ers

Poolauto versus leaseauto: goedkoper en efficiënter

Leaseauto’s zijn nog altijd populair in het bedrijfsleven: bijna de helft van de nieuw verkochte auto’s is bestemd voor de lease. Toch kan het een onnodig grote kostenpost zijn voor werkgevers. Zeker als de auto’s een groot deel van de dag stilstaan. Als je medewerkers ook op een andere manier naar het werk kunnen reizen, kan een poolauto van de zaak een prima alternatief zijn. 

Een poolauto is eigenlijk ook een leaseauto, met het verschil dat deze beschikbaar is voor meerdere werknemers. Het grote voordeel is dat poolauto’s doorgaans veel efficiënter worden gebruikt. Hoe meer medewerkers overstappen van leasen op poolen, hoe meer je bespaart op je wagenpark. Je bent dus goedkoper uit en hebt bovendien minder parkeerplekken nodig bij je bedrijf. Doordat een poolauto efficiënt wordt gebruikt, is hij ook minder belastend voor het milieu. 

Poolauto versus privéauto: geen benzinebonnen meer  

Werknemers die naar een zakelijke afspraak moeten, kunnen ook hun privéauto gebruiken. Zij zullen de onkosten dan declareren – veel bedrijven hanteren een vergoeding van €0,21 per kilometer. Dat bedrag is voor de werknemer meestal niet kostendekkend: hij moet daar namelijk niet alleen de benzine van betalen, maar is ook kosten kwijt aan bijvoorbeeld afschrijving, verzekering, wegenbelasting en onderhoud. 
Voor de werkgever betekenen al die declaraties en te controleren bonnen extra administratieve rompslomp. 
Met een poolauto maakt de werknemer geen kosten (behalve misschien als hij een bekeuring krijgt of schade rijdt) en hoeft de werkgever geen declaraties meer te verwerken: door een tankpas voor de poolauto aan te schaffen krijgt hij alle kosten op één factuur.

Poolauto en privégebruik: tegen betaling

Medewerkers kunnen een poolauto niet zonder meer privé gebruiken. Net als bij alle auto’s van de zaak geldt: bij meer dan 500 privékilometers moet je bijtelling betalen. Als werkgever kun je dit voorkomen door privégebruik te verbieden en medewerkers hiervoor te laten tekenen. Indien de Belastingdienst vragen heeft, moet je bovendien aannemelijk maken dat je als werkgever voldoende toezicht houdt op de naleving van dit verbod en passende sancties oplegt bij overtreding. Een sluitende rittenregistratie is verstandig, maar de Belastingdienst gaat in veel gevallen ook akkoord met voldoende sleuteladministratie, waarin onder meer staat vermeld wie wanneer de auto heeft gebruikt.

Wat wel mag: de auto aan je medewerkers verhuren. Ook dan betaal je geen bijtelling. Je moet wel inzichtelijk maken wanneer de poolauto is gebruikt, door welke werknemer en hoeveel kilometers zijn gereden. Bovendien moet je een marktconform huurtarief rekenen. De Belastingdienst heeft samen met de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen marktconforme huurtarieven opgesteld. 
Check vooraf bij de Belastingdienst de voorwaarden.

Tips voor efficiënt beheer van de poolauto 

•    Maak één medewerker verantwoordelijk voor het beheer van de auto. Denk aan onderhoud, tankpas, sleutelbeheer, bekeuringen en verzekering.
•    Maak duidelijke afspraken over bijvoorbeeld tanken, wassen, pechhulp, schade, parkeerkosten, schone auto, kilometerregistratie (bijvoorbeeld via de app Cartracker), bekeuringen, et cetera.
•    Zorg voor een overzichtelijk reserveringssysteem, bijvoorbeeld via een gedeelde online agenda.
•    Laat medewerkers tekenen voor uitsluitend zakelijk gebruik.