Hoe een zakelijke tankpas helpt bij CO₂-rapportage voor mkb-bedrijven

Het GHG-protocol en ESG

De rapportage werkgebonden personenmobiliteit is essentieel voor inzicht in de ecologische voetafdruk van een organisatie en draagt direct bij aan de naleving van ESG-criteria (Environment, Social, and Governance). Om deze uitstoot wereldwijd uniform in kaart te brengen, deelt het internationaal erkende GHG Protocol emissies op in drie categorieën:

• Scope 1: Dit zijn de directe emissies uit eigen bronnen, zoals het verbranden van gas in bedrijfspanden of brandstof in eigen leaseauto's.
• Scope 2: Dit omvat de indirecte emissies door de opwekking van ingekochte energie, zoals elektriciteit voor kantoren en productieprocessen.
• Scope 3: Dit omvat alle overige indirecte emissies in de waardeketen, waaronder het woon-werkverkeer en de zakelijke reizen in voertuigen die geen eigendom zijn van het bedrijf.

De WPM-rapportage verplicht bedrijven om de CO2-uitstoot van dit type reizen nauwkeurig bij te houden. Naast de verplichting biedt deze rapportage ook kansen: het biedt inzicht in bedrijfspanden en productieprocessen voor verdere verduurzaming, helpt bij het identificeren van inefficiënties en kostenbesparingen, en helpt bij het verduurzamen van de inkoop. Een duurzame bedrijfsvoering moedigt zo milieuvriendelijk reizen en het gebruik van het openbaar vervoer aan.

Welke gegevens moet je verzamelen?

De CO2-rapportage voor bedrijven verplicht je niet om direct zelf de CO2-uitstoot te berekenen. Wat je wel moet doen, is het verzamelen van specifieke data over de gereisde kilometers. De overheid heeft hiervoor een digitaal formulier beschikbaar gesteld waarin de berekening automatisch achter de schermen plaatsvindt.

Je moet als werkgever de volgende gegevens verzamelen:

• Het totaal aantal kilometers dat is afgelegd voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer.
• Het soort vervoermiddel dat is gebruikt (bijvoorbeeld auto, motor, fiets of het openbaar vervoer).
• De brandstoftype van de vervoermiddelen (benzine, diesel, elektrisch, etc.).

Het gaat hierbij om het aantal reizigerskilometers dat daadwerkelijk is gemaakt om naar het werk te komen of voor zakelijke doeleinden. Het bijhouden van de gereden kilometers vergt een nauwkeurige administratie van alle zakelijke kilometers en het woon-werkverkeer.

Tip: In de officiële handreiking van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) staat precies hoe je deze data kunt filteren. Zorg dat je de stappen die in deze handreiking staan nauwgezet volgt om fouten te voorkomen.

De oplossing: zakelijke tankpas als dataverzamelaar 

Een zakelijke tankpas helpt je dit probleem bij de kern aan te pakken. Iedere tankbeurt wordt automatisch geregistreerd, inclusief: 

• Brandstoftype

• Aantal liters 

• Datum, tijd en locatie 

• Voertuig of medewerker 

Die data vormt de basis voor een betrouwbare CO₂-registratie. Bij MoveMove, kun je deze gegevens ook eenvoudig exporteren.

Kan een tankpas verbruik en uitstoot inzichtelijk maken? 

Zeker. Met een goede zakelijke tankpas zie je precies hoeveel brandstof er verbruikt is per voertuig of medewerker. En met behulp van gestandaardiseerde emissiefactoren, zoals die van de RVO, kun je daar eenvoudig de CO₂-uitstoot van berekenen.
Tip: Kies een tankpas die ook elektrisch laden (EV) ondersteunt, zodat je het totaalplaatje krijgt. Zo zie je in één overzicht de uitstoot van fossiele en elektrische mobiliteit. 

Wat heb ik nodig voor de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit? 

Hoewel CSRD vooralsnog alleen geldt voor grote bedrijven, is het voor mkb'ers slim om er nu al op voor te sorteren. Wat je nodig hebt: 

• Inzicht in alle zakelijke kilometers 

• Registratie van brandstofverbruik (in liters/kWh) 

• Het type vervoer: auto, OV, fiets, etc. 

• Data die per medewerker en/of voertuig te herleiden is 

Met een tank- en mobiliteitspas automatiseer je een groot deel van deze gegevensverzameling. Denk aan oplossingen waarbij tankbeurten en laadtransacties overzichtelijk in één systeem worden bijgehouden, een logische stap voor wie zijn mobiliteitsbeleid toekomstbestendig wil maken.

Hoe exporteer ik brandstofdata voor CO₂-berekeningen? 

Bij de meeste zakelijke tankpassen kun je maandelijks een overzicht downloaden in Excel of PDF. Idealiter kies je een pas die net als die van MoveMove ook: 

• Exporteert naar UBL

• Per pasnummer of voertuig splitst 

• Het type brandstof en aantal liters toont 

Met die data kun je via een standaardformule (liters x CO₂-factor) de uitstoot berekenen. Gebruik bijvoorbeeld de tool van Stimular om dit te doen. 

Hoe bereid je je voor?

Hoewel de regeling is ingegaan vanaf 1 juli 2024, merken veel organisaties dat het structureel bijhouden van de kilometers nog best een uitdaging is. Met terugwerkende kracht gegevens repareren is complex, dus een proactieve aanpak is vereist.

1. Breng de structuur in kaart: controleer hoeveel werknemers er per KVK-nummer geregistreerd staan.
2. Richt de administratie in: zorg dat declaratiesystemen en mobiliteitskaarten het soort vervoermiddel en het exacte aantal kilometers registreren.
3. Communiceer met werknemers: maak hen bewust van het belang van het juist registreren van hun woon-werkverkeer.

Het uiteindelijke voornemen van de overheid is niet alleen om te registreren, maar om te sturen op groenere keuzes. Door nu al inzicht te krijgen in je zakelijke mobiliteit, kun je gerichte plannen maken om de CO2-voetafdruk van jouw onderneming te verlagen. Zo ben je klaar voor de wet, én klaar voor de toekomst. Het digitaal indienen van de rapportage is de eerste stap naar een duurzamere bedrijfsvoering.

Nieuwe uitzondering vanaf 2027

Hoewel organisaties met 100 tot 250 werknemers nu nog moeten rapporteren over hun zakelijke mobiliteit, komt hier binnenkort verandering in. De motie voor uitzondering werd aangenomen op 15 april 2025. Door deze aangenomen motie in de Tweede Kamer worden bedrijven tot 250 werknemers waarschijnlijk vanaf 2027 uitgezonderd van deze plicht.

Tot die tijd blijft de huidige grens echter van kracht. Let bij het bepalen van het aantal werknemers goed op de regels rondom flexibel personeel: uitzendkrachten tellen niet mee als werknemers voor deze rapportageverplichting. De focus ligt puur op het vaste personeel dat onder hetzelfde kvk-nummer (of meerdere vestigingen die onder dat nummer ingeschreven staan) geregistreerd staat.