CO₂-registratie voor werkgevers

Wat moet je precies registreren?

De kern van de WPM-verplichting is het rapporteren van alle zakelijk gereden kilometers en woon-werkverkeer van werknemers. De RVO vraagt om een overzicht van vier hoofdcategorieën:

1. Vervoersmiddel: je rapporteert welk type vervoer wordt gebruikt, zoals een auto, motor of scooter, fiets, of het openbaar vervoer.

2. Aantal kilometers: het totaal aantal afgelegde kilometers per vervoertype. Voor auto’s moet dit specifiek uitgesplitst worden naar brandstoftype (benzine, diesel, elektrisch, hybride).

3. Medewerkers en werkdagen: het aantal medewerkers en inzicht in de werkdagen en -patronen.

4. Uitsplitsing per uitstootcategorie: je hoeft de complexe CO₂-berekening niet zelf te maken; de RVO voert deze berekening uit op basis van de door jou aangeleverde brondata.

De uitdaging: betrouwbare data verzamelen

De grootste drempel voor veel werkgevers is de administratieve complexiteit. Mobiliteitsgegevens liggen vaak versnipperd: tankbonnetjes in dashboards, declaraties die via e-mail of Excel binnenkomen, en leaseportalen die niet praten met je HR-systeem. Een onvolledig of onbetrouwbaar beeld is dan het logische gevolg. Wanneer gegevens ontbreken, mag je werken met onderbouwde schattingen, maar liever stuur je op harde data. Hier komt de kracht van een slim mobiliteitsplatform als MoveMove om de hoek kijken.

De oplossing: jouw tankpas als dataverzamelaar

Een zakelijke tank- en laadpas is veel meer dan alleen een betaalmiddel; het is de belangrijkste bron van jouw mobiliteitsdata. Bij MoveMove worden al je transacties automatisch vastgelegd. Dit betekent dat je aan het einde van het jaar niet hoeft te puzzelen met vergeten bonnetjes. Iedere tankbeurt of laadsessie wordt geregistreerd met:

• De datum, tijd en locatie.

• Het exacte aantal liters of kWh.

• Het type brandstof of energie.

• Het voertuig of de medewerker die de pas gebruikt.

Deze data vormt het fundament voor een betrouwbare en eenvoudige rapportage. Bovendien kun je bij MoveMove deze gegevens moeiteloos exporteren naar formats die direct bruikbaar zijn voor je administratie of voor tools die jouw CO₂-voetafdruk berekenen. Kies je voor een pas die zowel tanken als elektrisch laden (EV) ondersteunt, dan krijg je in één oogopslag het totaalplaatje van zowel fossiele als duurzame mobiliteit.

Stappenplan naar een zorgeloze rapportage

Hoe pak je dit proces nu praktisch aan in jouw organisatie? Volg dit stappenplan:

Stap 1: Inventariseer je datastromen

Breng in kaart waar mobiliteitsgegevens momenteel staan. Denk aan je leasemaatschappij, declaratiesoftware en je mobiliteits- of tankpasleverancier. Identificeer waar gaten zitten in de data.

Stap 2: Kies de juiste systemen

Koppel je mobiliteitsdata aan je registratiesysteem. Gebruik je bijvoorbeeld een systeem als Cartracker in combinatie met je MoveMove-pas? Dan worden alle ritten automatisch gekoppeld aan de brandstof- of laadgegevens. Dit scheelt niet alleen enorm veel tijd bij de RVO-rapportage, maar helpt je ook bij het optimaliseren van je zakelijke kilometers en het terugvragen van btw.

Stap 3: Wijs een verantwoordelijke aan

Maak één afdeling (meestal HR, Finance of Facility) verantwoordelijk voor het proces. Zorg dat zij toegang hebben tot de juiste portalen.

Stap 4: Verzamel en controleer

Download maandelijks of per kwartaal je transactieoverzichten. Controleer de data op onregelmatigheden en zorg dat alle vervoersmiddelen correct zijn gecategoriseerd.

Stap 5: Dien in bij de RVO

Log in met eHerkenning (minimaal niveau eH2+ met machtiging RVO-diensten) op het portaal van de RVO. Het invullen van het formulier is vaak binnen een uur gedaan als je jouw data vooraf op orde hebt.

Meer dan rapporteren: sturen op gedrag

Het mooie van deze verplichting is dat het je dwingt om echt naar je mobiliteitsbeleid te kijken. Zodra je inzicht hebt in de uitstoot per medewerker of per voertuig, kun je gaan sturen. Dat is het moment waarop je het verschil maakt. Stimuleer hybride werken om woon-werkverkeer te verminderen, bied een aantrekkelijke regeling voor de fiets van de zaak aan, of help medewerkers bij de overstap naar elektrisch rijden door middel van slimme laadoplossingen.

Bij MoveMove ondersteunen we je hierbij. Onze app biedt medewerkers direct inzicht in hun gemaakte kosten en ritten, en jij behoudt als werkgever het overzicht. Eén factuur voor alle zakelijke kosten, inclusief btw-specificatie, zorgt voor maximale administratieve ontzorging.

Klaar voor de volgende stap?

CO₂-registratie is niet langer een vrijblijvende taak, maar een strategische kans om je bedrijf duurzamer en efficiënter te maken. Ben je benieuwd hoe je met de passen en tools van MoveMove je mobiliteit in kaart brengt en je rapportageverplichting moeiteloos inricht?