BTW en brandstof in een holding-structuur: zo voorkom je dubbel werk

 

Brandstofkosten binnen een holdingstructuur: waar gaat het vaak mis?

In een holdingstructuur met meerdere bv’s is het essentieel om goed vast te leggen wie welke kosten maakt én wie ze betaalt. In de praktijk zien we de volgende valkuilen:

• Een tankpas of brandstoffactuur staat op naam van de holding, maar de auto wordt zakelijk gebruikt door de werkmaatschappij.
• Het dubbel boeken of vergeten btw-aftrek, omdat het onduidelijk is welke entiteit de kosten mag verwerken.
• Verwarring over eigendom van de auto: staat deze op de balans van de holding of van de werkmaatschappij?
• Onzekerheid over declaraties: wie mag de kosten opvoeren en de btw terugvragen?

Al deze fouten zorgen voor extra administratief werk en het risico op btw-verlies.

 

Hoe werkt btw-teruggave bij brandstof in een bv-structuur?

Wanneer mag je btw aftrekken op brandstof

De btw op brandstofkosten mag je alleen aftrekken als:

• het een zakelijke uitgave betreft;
• de factuur correct is opgesteld (op naam van de juiste bv);
• de tenaamstelling overeenkomt met het gebruik van het voertuig.

De Belastingdienst stelt hier duidelijke voorwaarden aan. Zo moet de factuur op naam van de gebruiker staan die het recht op aftrek wil uitoefenen.

Belang van factuur op juiste entiteit

Als een medewerker van de werkmaatschappij tankt, maar de tankpas staat op naam van de holding, dan staat de btw-technische tenaamstelling verkeerd. De werkmaatschappij kan dan mogelijk géén btw terugvorderen, ook al is zij de gebruiker. De factuur moet dus op naam staan van de bv die de auto daadwerkelijk gebruikt.

Wat als auto op de holding staat, maar gebruikt wordt door de werkmaatschappij?

Staat de auto op de balans van de holding, maar rijdt een medewerker van de werkmaatschappij ermee? Dan is doorbelasting nodig. Zonder fiscale eenheid moet de holding de kosten inclusief btw factureren aan de werkmaatschappij, zodat die ze correct kan verwerken. Ook hier geldt: de juiste tenaamstelling voorkomt verlies van aftrek.

 

Fiscale eenheid btw, oplossing of extra werk?

Een fiscale eenheid btw kan uitkomst bieden als meerdere bv’s binnen een concern samenwerken. Dit ontstaat wanneer meerdere bv’s voldoen aan de voorwaarden van organisatorische, economische en financiële verwevenheid. Binnen zo’n eenheid worden de bedrijven btw-technisch als één entiteit gezien.

Voordelen

• Geen interne facturatie nodig voor btw-doeleinden.
• Btw-aftrek eenvoudiger, omdat alle kosten binnen dezelfde btw-eenheid vallen.

Nadelen

• Hoofdelijke aansprakelijkheid voor de btw-schulden van alle entiteiten.
• Complexer bij uitsplitsing of verkoop van bv’s.

Wanneer is een fiscale eenheid zinvol?

Als er veel interne kostenstromen zijn, zoals gedeeld gebruik van voertuigen of tankpassen, kan een fiscale eenheid de administratie sterk vereenvoudigen. Overleg met een fiscalist is hierbij aan te raden.

 

Slim boeken: zo voorkom je dubbel werk bij brandstof- en mobiliteitskosten

• Gebruik de juiste tankpas per entiteit. Met een oplossing zoals de MoveMove mobiliteitspas kun je kosten per gebruiker of bv administreren.
• Koppel facturen aan het daadwerkelijke gebruik, niet aan de contractpartij.
• Gebruik intercompany doorbelasting als je geen fiscale eenheid hebt.
• Automatiseer waar mogelijk met boekhoudsoftware of mobiliteitsplatforms.

 

Voorbeeldsituatie: hoe je brandstofkosten correct verwerkt in de administratie

Casus 1: werkmaatschappij rijdt, tankpas op holding

Een medewerker rijdt een leaseauto voor werkmaatschappij X, maar de tankpas staat op naam van holding Y. Om btw correct af te trekken moet holding Y de tankkosten doorbelasten aan X, inclusief btw.

 

Casus 2: auto op holding, gebruikt door beide bv’s

Als één auto gedeeld wordt, moet je de kosten verdelen op basis van daadwerkelijk gebruik. Hiervoor is een rittenregistratie essentieel. De MKB Servicedesk geeft hierover praktische tips.

 

Casus 3: fiscale eenheid, wat mag wel/niet?

Wanneer beide bv’s onderdeel zijn van een fiscale eenheid btw, vervalt de noodzaak voor interne facturatie. Maar het is wél belangrijk om intern te blijven registreren wie wat gebruikt, voor kostenbewaking en interne verantwoording.

 

Tips om administratieve fouten en btw-verlies te voorkomen

• Zorg dat facturen op naam van de juiste bv staan.
• Overweeg een fiscale eenheid btw bij veel interne mobiliteit.
• Houd rittenregistratie per gebruiker of bv bij.
• Kies voor een mobiliteitsplatform dat kosten per gebruiker/bv splitst, zoals MoveMove.

 

Conclusie: voorkom btw-verlies en dubbele administratie binnen je holding

Door goed te letten op de structuur van je administratie, de tenaamstelling van facturen en het gebruik van voertuigen binnen je holdingstructuur, voorkom je fouten en btw-verlies. Stem de boekhouding af op het daadwerkelijke gebruik en maak gebruik van tools die dit proces versimpelen.

Heb je een complexe bv-structuur of veel gedeelde mobiliteit? Overweeg dan om advies in te winnen bij een fiscalist of accountant. Of bekijk hoe je met slimme mobiliteitsoplossingen, zoals de die van MoveMove, direct grip krijgt op je administratie.